Im Zentrum standen drei Fokusthemen:
- Scope / Tätigkeitsbereiche der DLE
- Wahrnehmung einer Business-Partner-Rolle
- Ressourcenentlastung, Re-Fokussierung und Weiterentwicklung der IT-Landschaft
Die Begutachtung erfolgte durch ein internationales Expert:innenteam unter Vorsitz von Francoise Bommensatt (EPF Lausanne), gemeinsam mit Dr. Jürgen Rümmele (Universität Basel) und Matthias Schwarte (Universität Münster). Grundlage der Evaluation waren der Selbstevaluationsbericht der DLE und die Gespräche mit Rektorat, Leitung und Mitarbeiter:innen der DLE sowie internen Stakeholdern während des dreitägigen Site Visits.
Die Gutachter:innen bescheinigen der DLE Finanzwesen und Controlling eine hohe Qualität, starke Dienstleistungsorientierung und breite Akzeptanz innerhalb der Universität. Besonders hervorgehoben werden die verlässliche Zusammenarbeit mit dem Rektorat, die fachliche Expertise sowie die IT-Affinität der DLE. Die DLE Finanzwesen und Controlling gelte als „verlässlicher Partner“ für alle universitären Ebenen und habe sich durch proaktive und kompetente Unterstützung einen ausgezeichneten Ruf erarbeitet.
Empfehlungen zu den Fokusthemen
Die Gutachter:innen empfehlen eine Stärkung der Governance-Funktion der FinCo, insbesondere durch erweiterte Richtlinienverantwortung und Delegation von Budgetvollzugsbefugnissen. Rechtliche Aufgaben sollten außerhalb der DLE verortet und die Zusammenarbeit mit Personalwesen und Zentralem Informatikdienst (ZID) sollte klarer definiert werden. Der Aufbau eines zentralen Beschaffungswesens unter Federführung der FinCo wird als Chance gesehen.
Die Rolle einzelner Personen als strategische Ansprechpartner sollte institutionalisiert und strukturell verankert werden. Ziel ist eine frühzeitige Einbindung in strategische Entscheidungsprozesse und die Verzahnung von Fach- und Finanzplanungen.
Empfohlen wird die weitere Standardisierung und Digitalisierung von Kernprozessen, die Einführung eines Finance Labs für agile Prozessoptimierung sowie die Weiterentwicklung der IT-Landschaft mit Fokus auf SAP S/4HANA und perspektivisch auch auf KI-basierte Lösungen.
Umsetzung und Monitoring
Die Evaluierungsergebnisse wurden vom Rektorat mit der Leitung der Dienstleistungseinrichtung ausführlich beraten. Eine Vielzahl gutachterlicher Verbesserungsvorschläge wurde in die Umsetzungsvereinbarung aufgenommen. Das Monitoring der vereinbarten Maßnahmen erfolgt im Rahmen des Zielvereinbarungsprozesses. Evaluierungsbericht und Stellungnahme der DLE sind für Universitätsangehörige unter https://qs.univie.ac.at/evaluationen/administration-service/evaluationsberichte/ verfügbar.
