Evaluation von DLEs und weiteren administrativen Einrichtungen

Die Dienstleistungseinrichtungen und weiteren administrativen Einheiten der Universität Wien werden gemäß Satzung Qualitätssicherung regelmäßig, jedenfalls alle sieben Jahre evaluiert.

Vorrangiges Ziel der Evaluation ist die Analyse des Portfolios der Dienstleistungen sowie die Formulierung und Umsetzung von Maßnahmen zur Verbesserung der Unterstützung von Forschung und Lehre durch die jeweilige Einrichtung. Schwerpunktsetzungen durch die Einrichtung sind hierbei möglich. Im Rahmen der Evaluation wird auch die Perspektive der „KundInnen“ eingebracht (z.B. durch NutzerInnenbefragungen und Gespräche der ExpertInnen mit KundInnen).

Die Evaluationen folgen dem Modell der „Informed Peer Review“ und werden als mehrstufige Verfahren durchgeführt:

 

1. Vorbereitung

2. Selbstevaluation

3. Peerevaluation

4. Umsetzung

Vorgespräche zu

Fokusthemen, Zeitablauf

 

Auswahl der ExpertInnen

DLE-interne Befassung mit den Fokusthemen

 

SWOT-Analyse

 

Quantitative Daten

Vor-Ort-Besuch der ExpertInnen: Gespräche mit DLE-Leitung, MitarbeiterInnen, NutzerInnen/Kund-Innen

Umsetzungs-gespräch

Evaluationskonzept

Selbstevaluations-bericht

ExpertInnenbericht, Stellungnahme

Umsetzungs-vereinbarung

 

1.      Vorbereitung

In Abstimmung zwischen Einrichtung, Rektorat und BEfQS werden Einzelheiten des Evaluationsverfahrens konkretisiert. In einem Gespräch zwischen dem Rektorat und der Leitung der Einrichtung werden Fokusthemen vereinbart, denen in der Evaluation besondere Bedeutung zukommt.

Auch die Kriterien für die Auswahl der ExpertInnen werden abgestimmt, Vorschläge gesammelt und mit evaluierter Einrichtung und Rektorat abgestimmt. Je nach Bedarf und Möglichkeit können spezifische Maßnahmen vereinbart werden, z.B. die Durchführung von Fokusgruppengesprächen. Ergebnis dieser Phase ist das Evaluationskonzept, das die vereinbarten Eckpunkte für das weitere Verfahren festhält.

 

2.      Selbstevaluation

In den Prozess der Selbstevaluation sollen die Angehörigen möglichst breit und transparent einbezogen werden. Zum Auftakt präsentieren Qualitätssicherung und Leitung der Einrichtung gemeinsam die im Konzept getroffenen inhaltlichen (insb. Fokusthemen) sowie organisatorischen Festlegungen (z.B. Termine, Verantwortlichkeiten, ExpertInnen).

Die BEfQS stellt eine Handreichung zur Durchführung der Selbstevaluation sowie einen Leitfaden für den Selbstevaluationsbericht zur Verfügung und unterstützt die Einrichtung ggf. durch weitere Maßnahmen.

Verantwortlich für den Prozess der Selbstevaluation und die Erstellung des Selbstevaluationsberichts ist die Leitung der Einrichtung.

Ergebnis der Selbstevaluation ist der Selbstevaluationsbericht, der mit weiteren Anlagen (z.B. Ergebnisse von Nutzerbefragungen, Datenbericht, Auszug Entwicklungsplan, Peerbericht der vorigen Evaluation) als Grundlage der Evaluation dient.

 

3.      Peerevaluation

Die ausgewählten externen, nicht in Österreich tätigen ExpertInnen kommen zu einem in der Regel zweitägigen Site-Visit. Sie haben sich vorab anhand des Selbstevaluationsberichts der Einrichtung sowie des Studierendenberichts informiert und erhalten die Gelegenheit, bei Bedarf weitere Unterlagen anzufordern. Vor Ort führen die ExpertInnen Gespräche u.a. mit dem Rektorat, der Leitung der Einrichtung, MitarbeiterInnen, ausgewählten NutzerInnen/KundInnen. Zum Ende des Site Visit geben sie eine erste mündliche Rückmeldung zu Ihren Eindrücken (Debriefing).

Etwa vier Wochen nach dem Vor-Ort-Besuch legen die ExpertInnen einen schriftlichen Evaluationsbericht vor. Die Leitung der Einrichtung nimmt zum Bericht Stellung. Diese Stellungnahme soll auch die Umsetzung von Ergebnissen der Evaluation vorbereiten.

ExpertInnenbericht und Stellungnahme der Einrichtung werden nach Abschluss des Verfahrens, d.h. nach Unterzeichnung der Umsetzungsvereinbarung, in aggregierter Form veröffentlicht.

 

4.      Umsetzung

Auf Basis des Evaluationsberichts der ExpertInnen und der Stellungnahme der Einrichtung führen Rektorat und Einrichtungsleitung ein Umsetzungsgespräch. Aus der Evaluation abgeleitete Maßnahmen werden in einer Umsetzungsvereinbarung festgehalten. Das Monitoring erfolgt über die Zielvereinbarungen.

 

Vertraulichkeit und Datenschutz

Von Seiten der Besonderen Einrichtung für Qualitätssicherung wird während des gesamten Evaluationsprozesses ein vertraulicher Umgang mit Daten und Angaben der Einrichtung gewährleistet.

Kontakt

Mag. Dr. Michael Hofer

T: +43-1-4277-18010
michael.hofer@univie.ac.at